Em poucos minutos a clínica está no ar: entre, instale no celular e conheça o menu.

Tela de entrada

Como entro?

Com e-mail e senha, com a sua conta Google ou, depois do primeiro acesso, com o PIN que você definiu.

Esqueceu a senha? Toque em Esqueceu sua senha? e receba o link por e-mail. Na mesma tela, o link WhatsApp manda um código de 6 dígitos.

Esqueceu o PIN? Na tela do PIN, toque em Esqueci o PIN, confirme com a senha da sua conta (e o código do aplicativo autenticador, se você usa) e escolha um PIN novo. Só funciona na conta que é só sua: se várias pessoas entram pelo mesmo login, peça a quem administra a clínica para liberar o seu PIN em Usuários. O PIN de quem administra a clínica não é refeito por aqui: outra pessoa que administra libera em Usuários, ou o suporte.

Como crio a conta da clínica?

1. Na tela de entrada, escolha criar conta.
2. Siga os quatro passos: Clínica, Você, Acesso e Conferir.
3. Toque em Começar os 30 dias grátis e confirme o e-mail. Se digitou o endereço errado, dá para trocar ali mesmo.

No primeiro acesso, você lê e aceita os termos de uso. Cada pessoa da equipe também lê e aceita o compromisso de sigilo uma vez.

Já usou o teste antes com o mesmo e-mail, telefone, CPF ou CNPJ? O app oferece entrar na conta de antes.

Recebeu um convite de alguém da equipe? Abra o link e crie a sua senha. Veja Como convido alguém?.

Como instalo no celular?

Abra o app pelo navegador do celular. O app oferece instalar; se você fechou o aviso, use Adicionar à tela inicial, no menu do navegador. Instalado, ele abre em tela cheia, como qualquer aplicativo.

Quais são os primeiros passos?

Numa clínica nova, o Início mostra a lista Primeiros passos. Ela some quando você completa tudo, e dá para ocultá-la antes.

As Boas-vindas perguntam três coisas: o menu (Essencial ou Completo), a visão da agenda e o tema. Dá para reabrir em Minha conta › Boas-vindas.

Como me encontro no app?

Menu lateral

Início, Agenda, Pacientes, Registros, Laboratório, Inteligência e Financeiro.

Busca

Ctrl K procura pacientes, telas, ações e ajustes, de qualquer tela.

Atalhos

G I G A G P vai para o Início, a Agenda e os Pacientes (ou Ctrl + 1 2 3). N abre um novo paciente. ? mostra todos os atalhos.

Minha conta

Painel de Controle, Trocar perfil ativo (com mais de um profissional), Boas-vindas, Bloquear tela, Sincronizar agora, Sobre o Clinuvem e Sair / trocar de clínica. No celular há também a Central de Ações e o Tema (claro ou escuro).

Ferramentas

Loja de créditos, Mensagens, Clinuvem Docs, Solicitações, Rádio, Bloco de Notas, Telefones úteis e Calculadora. No computador, ficam no botão de aplicativos da barra do topo; no celular, em Minha conta.

Os atalhos de letra só funcionam fora dos campos de texto e sem janela aberta. Esc fecha a janela ou volta. F1 abre a Ajuda.

O que vejo no Início?

Uma saudação e o que pede a sua atenção hoje, no bloco O que precisa de você hoje. O bloco Registros traz quatro números: Registros hoje, Registros na semana, Falta receber e Encaixes hoje. Tocar num deles leva ao Histórico, ao Financeiro ou à Agenda. Mais abaixo ficam o fluxo da semana, as tarefas de hoje e os contatos do dia.

A engrenagem Personalizar o Início escolhe os blocos. Essencial mostra seis: O que precisa de você hoje, Fluxo de hoje, Registros, Resumo da semana, Pendências da equipe e Versículo do dia. Tudo mostra os dez, com Saudação, Abertos recentemente, Atender hoje e Acompanhamento pós-atendimento.

É aqui que o dia da clínica acontece. Marque, mude e acompanhe cada consulta sem sair da tela.

Menu › Agenda › atalho G A

Como vejo a agenda?

Toque no botão com o nome da visão atual, ao lado de Profissionais, e escolha. No celular não há esse botão: a agenda é sempre o Dia.

Dia

A linha do tempo, por horário e por profissional.

Semana

Os dias da semana lado a lado (de segunda a sábado, no padrão).

Mês

Os dias mais cheios ficam mais escuros.

Fluxo

Um quadro por situação. Arraste o cartão para mudar a situação.

Cadeira

Uma coluna por cadeira, se a clínica trabalha com cadeiras.

Folha

O dia pronto para imprimir.

Como marco uma consulta?

1. Toque no + (Adicionar) ou no horário vazio.
2. Escolha Consulta e preencha paciente, profissional, dia e horário.
3. Salve. O aviso “Salvo” só aparece quando a nuvem confirma. Se algo falhar, o app avisa na hora.

Atende toda semana no mesmo horário? Use Repetir esta consulta. Ao excluir uma consulta de série, o app pergunta se vale só para esta, para esta e as próximas, ou para a série toda.

Quer que a pessoa volte? Preencha Retornar em e o motivo.

O que significam as cores?

Marcando Atendido no cartão, o app oferece registrar o atendimento e marcar a volta. Na visão Folha, cada consulta ainda não lançada tem Lançar, que faz o atendido, o recebimento e a volta de uma vez, e Atendido, que só marca.

Como mudo ou remarco?

Toque no cartão: Abrir a ficha, Duplicar ou Editar. Para mudar o dia ou o horário, arraste o cartão, use Editar ou escolha a situação Remarcou, que abre uma nova consulta já preenchida.

A consulta anda por Marcar confirmado e Chegou. Depois de Chegou, aparece Iniciar atendimento.

E se o horário já estiver ocupado?

O app avisa o choque de horário e oferece o próximo horário vago. Você pode marcar assim mesmo ou cancelar. Ao arrastar um cartão para um horário ocupado, a pergunta é Remarcar assim mesmo?. Nada muda sem a sua resposta.

Como confirmo e uso a lista de espera?

• Confirmação de consultas abre as confirmações. O selo conta as consultas de amanhã que ainda não foram confirmadas.
• Lista de espera guarda quem aguarda uma vaga, com nome, telefone e observação. Quando abrir um horário, toque em Agendar para marcar a pessoa no próximo horário livre.

E tarefas, bloqueios e feriados?

• Tarefa / compromisso ocupa a grade, mas não é consulta. Toque nela para ver o balão e editar.
• Feriados locais e Horário de funcionamento ficam no menu de configurar a agenda. O feriado marca o dia no Dia, na Semana e no Mês.
• Google Agenda: no computador, o botão Exportar fica em Painel de Controle › Integrações. No celular, em Mais ações. O arquivo é .ics.
• Quem pediu para remarcar pelo link de confirmação ou pelo WhatsApp aparece com a observação O paciente pediu para remarcar.

E no celular?

O botão de três pontinhos abre uma folha com Profissionais, Confirmar consultas e Mais ações. Em Mais ações: Ir para hoje, Quadro (Kanban), Lista de espera, Cores por situação, Resumo da semana, Exportar para Google Agenda, Aparência da agenda, Horário de funcionamento, Cadeiras, Feriados locais e Agendamento online.

Tudo sobre cada pessoa atendida fica numa ficha só.

Menu › Pacientes › atalho G P

Como encontro um paciente?

Digite na busca da lista, ou use Ctrl K de qualquer tela. Os filtros ajudam a afunilar: Marcador, Situação, Profissional e Convênio.

Os recortes prontos mostram Retornos do mês, Aniversariantes, Em atraso e Inativos 6m+. Cada recorte só aparece quando há alguém nele.

Como cadastro um paciente?

Toque em Novo paciente (atalho N). Um assistente conduz em sete passos: Identificação, Contato, Documentos, Origem, Endereço, Saúde e Concluir, que resume e grava.

Está com pressa? Na Agenda, o Cadastro mínimo pede nome, telefone e o profissional responsável. Complete a ficha depois. O aviso de cadastro repetido (mesmo CPF ou RG) vem na ficha completa.

Como cadastro o responsável de um menor?

No passo Documentos (ou na aba Documentos & vínculos da ficha), digite o nome no campo Responsável: os pacientes já cadastrados aparecem numa lista. Escolher traz nome, nascimento, CPF e RG, e o parentesco você escolhe. Quem tem menos de 18 anos aparece apagado e não pode ser escolhido, e quem já é responsável de outro paciente aparece com essa marca.

• Quem ainda não é paciente: digite o nome e siga como sempre, preenchendo os dados à mão.
• Com Vincular ao cadastro ligado, a ficha do responsável passa a mostrar Responsável por, e a do menor leva direto à ficha do responsável.
• Se o nome, o nascimento, o CPF ou o RG mudar no cadastro do responsável (ao salvar ou fechar a ficha), o do menor acompanha, desde que ainda estivesse igual. O que foi ajustado à mão no menor fica como está, e o que for apagado no responsável não apaga a cópia.

O que tem na ficha?

Visão Geral

Indicadores, perfil, mapa de conforto e pesquisa de satisfação.

Anamneses

Os formulários de saúde, com assinatura.

Planejamento

Planos de tratamento e orçamentos.

Tratamentos

O que foi feito e o que está em curso, na área de cada profissão.

Pagamentos

Recebimentos, saldos, carnês, demonstrativo e Pix.

Histórico

Pendências do pós-atendimento, linha do tempo e evoluções.

Documentos

Documentos, termos e assinaturas. O Histórico de cada tipo (ou o botão Pasta) abre a Central de Documentos: uma janela com as pastas por tipo, a lista por mês, busca e filtros; Enter reimprime e Del remove, um por vez.

Arquivos

Fotos e exames, com comparação de antes e depois.

Como preencho uma anamnese?

Há 11 modelos: geral, ortodôntica, periodontal, estomatológica, odontopediátrica, odontogeriátrica, de paciente especial (PNE), endodôntica, dentística, DTM e dor orofacial e harmonização orofacial.

• Um assistente conduz as perguntas, e dá para criar perguntas próprias.
• A pessoa assina com o dedo na tela, e o app guarda quem preencheu e quando.
• Os alertas críticos ganham destaque. Em uma reavaliação, o app guarda uma nova versão e preserva a anterior.
• Dá para imprimir a ficha.

Na clínica médica, a engrenagem da Anamnese liga os blocos S.O.A.P. (Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano). Vêm desligados.

E o odontograma e as outras profissões?

O odontograma é da odontologia. Ortodontia, Implantodontia e Harmonização aparecem em Tratamentos. Fisioterapia, Nutrição, Psicologia, Terapia ocupacional, Fonoaudiologia, Enfermagem e Estética ganham a sua guia na ficha quando essa profissão está na equipe.

Na Harmonização, o Faceograma é um mapa clicável da face, com 20 regiões, vista de frente e de perfil, que mostra o que foi aplicado e quantas sessões.

A clínica escolhe as profissões em Sua clínica.

Como guardo fotos e exames?

Na guia Arquivos: envie a imagem, ponha uma etiqueta, anote em cima dela e use Comparar antes e depois.

Como cuido do perfil e do prontuário?

• Perfil comportamental: na Visão Geral, o app aponta sinais de atenção, como inadimplência, faltas e hábitos.
• Blindagem do prontuário: em Documentos, o app confere a ficha e aponta o que falta, como termo, foto ou radiografia, com um atalho para resolver.
• Pediu para não receber: na engrenagem da ficha, para a pessoa que não quer mensagens.

Como excluo um paciente?

No rodapé da ficha, toque em Excluir paciente. O app confere na nuvem antes e não apaga às cegas. Quem foi excluído vai para a Lixeira — pacientes excluídos, onde fica por 90 dias. Restaurar devolve o cadastro: consultas, financeiro e arquivos excluídos não voltam. Quem não tem a permissão não vê o botão.

E cadastros repetidos?

O recorte Repetidos aparece quando o app acha cadastros com o mesmo CPF. Só o administrador e o gestor o veem.

Do plano de tratamento ao atendimento, e do atendimento ao laboratório.

Menu › Pacientes › ficha › Planejamento e Tratamentos

Como faço um plano de tratamento?

Abra a ficha e vá em Planejamento. Toque em Nova opção para criar um plano. Cada plano ganha um número (como #001), e o progresso aparece no cartão.

O plano passa por estas situações: Rascunho, Proposto, Aceito, Em andamento, Concluído e Recusado. Para mostrar ao paciente, imprima o plano.

E o plano de mensalidades?

Na ortodontia, o Plano de mensalidades fica na guia Tratamentos da ficha. Enquanto está ativo, você pode Reajustar, Pausar (e depois Retomar), Estender, Quitar antecipado ou Encerrar.

Como registro o atendimento?

Na consulta, use Iniciar atendimento. O Atendimento expresso é o caminho curto, e Registrar atendimento é o completo. No primeiro passo, a caixa Anotar o que foi feito (opcional, dá para ditar) vira o texto da evolução; no fim, Escrever a evolução completa abre a evolução com todos os campos. Quem pode escrever evolução é definido em Sua equipe.

E a ortodontia?

• Documentação ortodôntica: em Documentos, no card Documentação ortodôntica, toque em Solicitar (radiografias, cefalometria, fotos e modelos). O pedido anda por Solicitada, Paciente realizou, Laudo recebido, Revisada e Instalação, e dá para lançar a cobrança.
• Aparelhos: acompanhe moldagem, envio, previsão e instalação. Nos aparelhos com protocolo de ativação (o Hyrax e o Haas já vêm marcados), o app guarda o total de voltas, o intervalo e a próxima ativação, e avisa quando é hora.

Como peço exames?

Em Documentos, use a Solicitação de exames: escolha no catálogo, escreva a indicação clínica e imprima. O Laboratório acompanha os laudos e avisa quando um está atrasado.

E as orientações depois do atendimento?

No fim do atendimento, na janela Atendimento registrado, toque em Recomendações. Escolha as orientações por categoria, ajuste o texto e imprima ou envie por WhatsApp.

O que são os Registros?

No menu Registros ficam duas guias: Pendências, com Faltosos, Em andamento e Retornos (quem precisa voltar), e o Histórico de atendimentos. A engrenagem abre as categorias e cores e a tabela de procedimentos e valores.

Como acompanho as peças do laboratório?

Abra o menu Laboratório. As peças ficam num quadro de quatro colunas: Pré-laboratório, No laboratório, Pronta · agendar e Concluída. Arraste a peça para mudar a situação. Prefere uma tabela? Use Ver em lista.

No alto, quatro números resumem tudo: Em produção, No laboratório, Prontas p/ entregar e Atrasada — cobrar lab.

• Novo trabalho: escolha Peça protética, Aparelho de laboratório ou Exame.
• Em Ver em lista, a peça pronta ganha um botão de WhatsApp para avisar a pessoa.
• Cada peça guarda o custo e a margem; uma linha no alto mostra o custo do mês, a margem média e as contas do laboratório por pagar.

Quanto entrou, quanto falta receber e o que pagar, num lugar só.

Menu › Financeiro

O que tem no Financeiro?

Fluxo de caixa

A tela de abertura: o que entrou e saiu no período, em lançamentos ou por forma de pagamento, e a previsão para fechar o mês.

Visão geral

O mês em quatro números: o que entrou (com hoje e a semana), o que saiu, o resultado e o que falta receber.

A receber

Cobranças, Mensalidades, Tratamentos e, se a clínica usa convênios, Convênios.

A pagar & Caixa

Contas a pagar e Despesas e Caixa; Cartões e Patrimônio ficam em Mais.

Equipe & Desempenho

Comissões, o caixa de cada profissional, Especialidades e Precificação.

Fiscal

Notas Fiscais, Impostos & Contabilidade e Clinuvem Contador.

Como recebo um pagamento?

1. Em Fluxo de caixa, toque em Adicionar › Receita (de paciente). No celular, o botão é Recebimento.
2. Em Novo recebimento, escolha a pessoa e a forma de pagamento.
3. Confirme. O recebimento entra no fluxo de caixa e na guia Pagamentos da ficha.

Também dá para receber direto na ficha, em Pagamentos, e ao marcar uma consulta como Atendido. Para registrar uma saída, use Adicionar › Despesa.

Como faço um carnê?

Na ficha, em Pagamentos, o Carnê da casa divide em parcelas o que a pessoa já deve por procedimentos avulsos. Toque em Novo carnê. Não vale para quem está no plano de mensalidades.

Depois dá para Imprimir carnê ou Enviar no WhatsApp. Cada parcela pode ser marcada como paga, e Estornar o que foi pago desfaz. Cancelar carnê encerra o carnê inteiro.

Como cobro por Pix?

Cadastre a chave Pix em Painel de Controle › Clínica › Consultórios. Na ficha, em Pagamentos, toque em Cobrar via PIX. Quem pagou por Pix é marcado como pago em Receber.

Com a Cobrança pelo Asaas conectada (Painel de Controle › Integrações), o Receber da parcela e o Recebimento avulso ganham Cobrar pelo Asaas: Pix, boleto ou cartão, com o link enviado pelo seu WhatsApp. Quando o paciente paga, a baixa é sozinha. O dinheiro cai na conta da clínica no Asaas.

E o crédito do paciente?

É o saldo que a pessoa deixa na clínica. Você adiciona crédito, usa no pagamento e vê o extrato na ficha. Um estorno desfaz um pagamento, uma parcela do carnê ou um crédito, e o app confere o resultado.

Como cobro quem está devendo?

Em A receber › Cobranças você configura a régua de cobrança e envia a cobrança de lá. O seletor Lista | Lousa mostra quem falta pagar como um quadro de post-its, em três colunas: Cobrar hoje, Combinado e A vencer. Toque no post-it para cobrar, abrir a ficha ou combinar a data em que a pessoa vai pagar (Hoje, +7 dias, Segunda ou outra data). A data só aparece como Salva depois que a nuvem confirma.

Como controlo o que pago?

• Contas a pagar: cadastre, pague e, se errou, desfaça o pagamento.
• Despesas e Caixa: as saídas e entradas avulsas.
• Cartões: simule as taxas e cadastre as maquininhas.
• Patrimônio: os bens da clínica.

E comissões e repasses?

Em Equipe & Desempenho você vê as Comissões de cada profissional e o caixa dele, com repasse. A Precificação calcula o preço pela hora clínica e por procedimento. Cada pessoa vê as próprias comissões em Meu financeiro, no menu Ferramentas. As comissões fazem parte do plano Voo e dos maiores.

Como trabalho com convênios?

Cadastre os convênios e a tabela de preços em Convênios, nos ajustes da clínica. Em Financeiro › A receber › Convênios, o botão Guias TISS abre as guias: Consulta, SP/SADT (procedimento) ou Odontológica.

Cada guia gera o seu XML. O Lote TISS (XML) junta as guias enviadas, e Importar retorno dá baixa e aponta as glosas.

Como emito nota fiscal?

Em Financeiro › Fiscal › Notas Fiscais, a aba Emissão emite a nota (e Emitir selecionadas faz em lote). O Histórico de notas guarda o PDF, o XML e o cancelamento das notas autorizadas. O certificado fica em Configuração Fiscal. A clínica pode ter esse recurso desligado.

Impostos & Contabilidade mostra o faturamento e o DAS, e guarda o regime tributário. Em Clinuvem Contador você dá acesso ao contador, fecha e reabre o mês e anexa documentos. O contador entra pelo próprio portal.

E o estoque?

Abra pela busca (Ctrl K) ou com G E. Ali você cadastra os itens, faz a contagem, ajusta, repõe, monta a lista de compras e importa o XML da nota de compra. As fichas técnicas dizem o que cada procedimento consome e dão baixa no estoque quando você registra o atendimento.

Avise, confirme e traga de volta, sem sair do app.

Ferramentas › Mensagens

Como mando uma mensagem?

A Central de mensagens (Ferramentas › Mensagens) reúne tudo o que sai da clínica, e a seção Para enviar hoje mostra a fila do dia. Cada situação tem um modelo pronto: Avisar, Confirmar, Aniversário, Cobrança, Pós-atendimento, Recall, Indicação, GPS, Link da sala, Instagram e Retomar plano.

O WhatsApp pode ser o oficial, pela Meta, que usa créditos da Loja, ou o seu próprio WhatsApp. A confirmação também pode sair por SMS. Quem pediu para não receber mensagens fica de fora dos disparos. Para marcar isso, use Pediu para não receber na engrenagem da ficha.

Como confirmo as consultas?

Na Agenda, o botão de confirmação (Confirmação de consultas) abre as Confirmações da Central. A pessoa recebe um link e responde numa página própria, sem precisar entrar no app.

Como trago o paciente de volta?

Abra Registros › Pendências › Retornos. Ali aparece quem está na hora de voltar, com a fila do dia para chamar pelo WhatsApp.

• Regras de retorno: você define o intervalo de cada caso. A engrenagem da Agenda também leva até elas.
• Contatei registra que você falou com a pessoa.
• O botão de relógio abre Adiar (30, 60 ou 90 dias, ou uma data). Arquivar fica dentro dessa janela.
• Agendar abre a consulta já com a pessoa escolhida.

Como faço uma campanha?

Em Campanhas, crie a mensagem e envie por WhatsApp ou por e-mail em lote. O e-mail depende do plano. Indicações, em Inteligência › Marketing, mostra quem trouxe quem. A Pesquisa de satisfação (NPS) envia a pergunta à pessoa e junta as respostas.

O que o paciente vê no portal?

O portal Minha Clinuvem tem o menu Início, Agenda, Saúde, Financeiro, Mensagens, Documentos e Contatos. Na Agenda ficam as próximas consultas, o histórico e o botão Agendar novo horário. Por ali a pessoa também paga, baixa comprovantes, assina documentos e confirma presença. Quem gera e renova o acesso é a clínica, e a ficha tem a opção de liberar um novo PIN. O portal depende do plano.

Como o paciente agenda sozinho?

Divulgue o link de agendamento: o item Agendamento online fica na engrenagem da Agenda (Configurar agenda). Os pedidos chegam em Solicitações, em Ferramentas, e você aceita ou recusa cada um.

O paciente pode avisar que chegou?

Pode, pela Chegada pelo QR. Ligue em Painel de Controle › Agendamento online e toque em Imprimir cartaz. Cole o cartaz na recepção.

O paciente aponta a câmera, digita os 4 últimos números do celular e toca em Cheguei. A consulta de hoje passa para Chegou sozinha, com a hora, e a equipe vê um aviso por alguns segundos. Ele vê só o primeiro nome e a hora. Só aparecem consultas de 2 horas antes até 1 hora depois do horário marcado.

Trocar o QR faz o cartaz antigo parar de funcionar. Quem liga, desliga e troca é quem tem acesso ao Painel de Controle.

A clínica pode ter uma página para divulgar?

Pode, a Página da clínica. Ligue em Painel de Controle › Agendamento online. Ela fica no endereço curto da clínica, para pôr na bio do Instagram, no Google e no cartão de visita.

Marque o que aparece: endereço com "Como chegar", horários de atendimento, WhatsApp, a equipe (só quem você marcar, com nome e especialidade) e um texto curto. A página só muda quando você toca em Publicar.

Quem visita pode tocar em Pedir horário. O pedido chega na lista de pedidos com "Pela página da clínica", e a equipe escolhe o dia, a hora e quem atende. Desligar tira a página do ar na hora.

E o chat da equipe?

O botão Messenger abre as conversas internas, com as abas Conversas, Contatos e Grupos. Em clínicas com mais de uma unidade há também a Rede, para falar com as outras filiais.

Para ser avisado com o app fechado, ligue os Avisos do Chat com o app fechado em Painel de Controle › Notificações.

Como o laboratório participa?

O Portal do Laboratório dá ao protético um acesso próprio, só para as peças dele. A clínica gera, renova e revoga o acesso, e o protético envia a foto da peça. Depende do plano.

Como não perder um aviso?

A tela Notificações lista o que pede atenção: estoque, pagamentos, consultas sem confirmação, tarefas com hora, aniversários, retornos, laudos, aparelhos e cobranças. Ao entrar, o app mostra o Resumo de hoje, que você pode desligar em Notificações.

Não é para agora? Adiar esconde o alerta por Amanhã, 3 dias ou 7 dias, e Restaurar o traz de volta. Alertas da mesma pessoa se agrupam.

Termos, consentimentos e assinaturas, sem papel.

Ferramentas › Clinuvem Docs › ou a ficha do paciente › Documentos

Onde ficam os documentos?

O Clinuvem Docs é a janela de documentos da clínica. Abra pelo botão de aplicativos, por Minha conta ou pela busca. Na ficha de cada pessoa, a guia Documentos guarda os dela.

Como uso termos e consentimentos?

O app registra o aceite da pessoa e mostra, na ficha, quem ainda não aceitou. Há o termo por procedimento e a autorização de contato. A clínica também pode criar os modelos próprios: adicionar, duplicar, editar e apagar.

Como assino um documento?

Em Documentos › Assinar, escolha o tipo: Termo de Consentimento, Autorização de Uso de Imagem, Ficha do Paciente, Documento Livre, Plano de Tratamento ou Contrato de tratamento. A assinatura guarda quem assinou e quando, e o app mantém a trilha para conferir depois. O termo de teleconsulta abre no painel da teleconsulta.

E se a pessoa estiver longe?

Na janela do documento, toque em Mandar para o celular dele. A pessoa entra com CPF e PIN e assina em Documentos para assinar. Esse recurso faz parte do plano Voo e dos maiores.

Como confirmo que um documento é verdadeiro?

Todo documento assinado tem um código e um QR. A página Verificar documento confere se ele é o original.

Números simples para decidir melhor, sem planilha.

Menu › Inteligência

O que tem na Inteligência?

Performance

O mês em oito números (receita, resultado, ocupação da agenda, faltas, ticket médio, inadimplência, custo por paciente novo e margem por procedimento), cada um comparado com o mês anterior, e os gráficos do ano. O custo por paciente novo divide as despesas de Marketing pelos pacientes que tiveram a primeira consulta no mês; a margem vem da Precificação, só dos procedimentos com ficha técnica.

Vendas

O Funil de planos.

Marketing

Indicações, Campanhas e Satisfação (NPS).

Relatórios

Atendimentos, Recebimentos, Pacientes e Faltas, em CSV, para quem pode baixar.

Como defino metas?

Toque na engrenagem da Inteligência e escolha Metas e ajustes da Performance. Preencha a Meta de faturamento anual e a Meta de atendimentos no ano. O progresso aparece nas Análises.

O que é o funil de planos?

Cada plano de tratamento aparece num cartão, por etapa, para você ver o que está parado e quem contatar. A aba A retomar lista só os planos parados há 7 dias ou mais, do mais antigo ao mais novo, com a mensagem de WhatsApp pronta para você revisar. O funil faz parte do plano Horizonte.

Cada pessoa entra com o seu nome e vê o que cabe ao seu papel.

Minha conta › Painel de Controle › Equipe

Quais são os perfis?

• Administrador faz tudo, sempre.
• Gestor faz tudo, menos ver o prontuário e escrever evolução.
• Profissional é quem atende. O nome do perfil acompanha a área da clínica.
• Equipe é a recepção e o apoio. Começa só com o básico.

Isso é o ponto de partida. Na recepção e na administração, o prontuário começa fechado. Quem tem formação técnica, como a auxiliar de saúde bucal, começa com ele aberto.

Na ficha de cada pessoa, o administrador marca ou desmarca qualquer caixa, ou aplica um modelo pronto: Recepção, Auxiliar de cadeira, Padrão de quem atende ou Padrão do gestor.

O que tem na ficha de cada pessoa?

Quem é, Registro profissional, Contato, Identidade nos documentos (para quem atende), Acesso e PIN, Comissão e repasse e Afastamento.

Como convido alguém?

1. Abra a ficha da pessoa e, em Acesso e PIN, salve o perfil dela.
2. Toque em Convidar por e-mail e em Gerar convite, informando o e-mail.
3. Use Copiar link ou Enviar por e-mail. A pessoa abre o link e toca em Criar minha senha e entrar.

O link vale uma vez, só com o e-mail informado, e vence em 7 dias. Convite que não foi usado pode ser cancelado.

E quando alguém se afasta?

Use Afastar na ficha da pessoa. Só o administrador faz isso. No período, a pessoa fica sem entrar no app e sai das escolhas de atendimento novo.

As consultas já marcadas continuam: a recepção remarca. Quem atende pode ter um substituto indicado, e há a opção de Avisar pacientes no WhatsApp.

Como protejo o acesso?

• PIN: cada pessoa define o seu, de 6 dígitos, para destravar a tela. Cinco erros bloqueiam por 15 minutos, e o administrador libera na ficha, em Desbloquear.
• Senha: troque quando quiser, em Painel de Controle › Acesso.
• Verificação em duas etapas: em Painel de Controle › Acesso, ligue para o app pedir também um código do aplicativo autenticador do celular ao entrar com a conta num aparelho novo. PIN e digital não mudam. Cadastre um celular de reserva; sem nenhum dos dois, o suporte desliga para você entrar.
• Aparelhos conectados: em Painel de Controle › Acesso, veja onde a sua conta está aberta, com o tipo de aparelho, o navegador e o último uso. Encerrar fecha um aparelho perdido ou esquecido; Sair de todos os outros aparelhos fecha todos, menos o seu. Quem estiver nele entra de novo com e-mail e senha; o que já estava aberto pode levar até 1 hora para fechar de vez. Cada pessoa vê só os da própria conta.
• Bloquear tela: no menu Minha conta.
• Trocar perfil ativo: aparece quando a equipe tem duas ou mais pessoas.
• Baixar dados: de fábrica, só o administrador baixa dados de pacientes. A chave fica na aba Equipe.
• Registro de acessos: só o administrador vê quem entrou e quando, por 90 dias, em Painel de Controle › Acesso › Registro de acessos. O registro de ações, que mostra o que cada pessoa fez, abre pela busca (Ctrl K) e é do administrador e de quem atende.

O Painel de Controle reúne os ajustes da clínica, em grupos. Não sabe onde fica algo? Aperte Ctrl K e digite.

Minha conta › Painel de Controle

Como o Painel está organizado?

• Clínica: Equipe, Responsável dos pacientes e Consultórios.
• Conta & dados: Integrações, Acesso, Backup, Notificações e Inteligência artificial.

O cabeçalho azul mostra onde você está, e a seta leva de volta ao Painel. A lupa do cabeçalho abre a busca; Esc fecha. Mais embaixo ficam atalhos para a Agenda, o Atendimento e outras telas. A engrenagem de cada tela também abre o ajuste dela.

Quais profissões o app atende?

Odontologia, Medicina, Enfermagem, Radiologia, Fisioterapia, Terapia ocupacional, Nutrição, Psicologia, Fonoaudiologia, Estética e Apoio (recepção e administração). Uma clínica pode misturar várias. Cada profissão traz as suas especialidades e a sua tabela sugerida.

E se eu tenho mais de uma clínica?

Em Minha conta › Trocar de clínica você escolhe a unidade, sem sair do app. O item aparece quando há duas ou mais clínicas, e o app só troca quando não há nada pendente de gravar. Sair / trocar de clínica leva de volta ao login.

No Financeiro, quando há mais de uma clínica, aparece o Consolidado, que junta todas. Filiais e unidades ficam em Consultórios, em Nova filial.

Como mudo a aparência?

• Tema: claro ou escuro, pelo botão de sol e lua do topo.
• Janelas: no computador, dois cliques no cabeçalho maximizam. Ao minimizar, a janela vira uma aba numa faixa, e um clique a traz de volta.
• Ditar: nos campos de texto longos, fale e o app escreve.

O que são as Integrações?

Em Conta e segurança › Integrações você liga o que conversa com o mundo de fora: Cobrança pelo Asaas (Pix, boleto e cartão com baixa sozinha), Chave Pix da clínica, Maquininhas de cartão, Nota fiscal de serviço (NFS-e), Minha Clinuvem (portal e agendamento online), Portal do Laboratório, Portal do Contador, WhatsApp, Avisos no celular (com o app fechado), Pesquisa de satisfação, Google Agenda, Apple e Outlook (arquivo .ics) e Backup e exportação.

A nota fiscal usa créditos da Loja a cada nota emitida. O WhatsApp oficial, quando a clínica o tem, também. O envio pelo seu próprio WhatsApp não usa.

Como uso a inteligência artificial?

Ao lado do Ditar, na evolução e nas observações do tratamento, o botão Melhorar reescreve o texto com IA na própria caixa. Você vê o que mudou e pode desfazer. O app envia só o texto, e o nome da pessoa vira “paciente”. Ligue ou desligue em Conta e segurança › Inteligência artificial.

Ligando Sugerir respostas no Messenger (por clínica), as conversas com pacientes ganham o botão de sugestão: a IA escreve um rascunho com os horários livres da agenda, e quem envia é sempre uma pessoa da equipe. A IA não marca horário, não escolhe profissional e não fala de preço se você não ligar. Nos pedidos de horário, o app mostra três horários livres que combinam com a preferência; ao agendar, o profissional é você que escolhe.

Onde ajusto horários, procedimentos e o resto?

O início do Painel tem a busca e oito cartões: Clínica, Agenda, Atendimento, Comunicação, Conta e segurança, Telas do app, Financeiro e Inteligência e Registros. Cada ajuste tem a sua página, e a engrenagem da tela abre a mesma página, com o caminho em cima: Horários, Feriados, Procedimentos, Categorias, Medicações, Cadeiras, Campos da ficha, Modelos e termos, Convênios, Agendamento online, Aparência da agenda, Régua de cobrança, Maquininhas, Regras de retorno e Fichas técnicas. Os cartões Financeiro e Inteligência e Registros são espelhos: o que está neles continua também no lugar de sempre.

Nas páginas com campos, toque em Salvar: o selo Salvo aparece quando a nuvem confirma. As páginas que gravam no toque não têm botão; o selo mostra quando gravou.

Os dados da clínica ficam na nuvem, e você decide o que sai e o que entra.

Minha conta › Painel de Controle › Backup e Acesso

Onde ficam os meus dados?

Na nuvem, protegidos, e não no aparelho. Por isso não existe cópia de segurança local para fazer: abriu em outro aparelho, está tudo lá.

Como exporto?

Em Backup, o Exportar dados — personalizado tem o botão Escolher e exportar: ele gera um arquivo .clinuvem protegido por senha, com o que você escolher. Na ficha de uma pessoa também dá para exportar só os dados dela. De fábrica, só o administrador baixa dados de pacientes.

Como importo?

Importar lê planilha (.xlsx ou .csv), arquivo .clinuvem e o .json antigo, e mostra uma prévia antes de gravar. Importar e restaurar são só do administrador.

Vindo de outro sistema? Com a lista de pacientes vazia, Trazer de outro sistema diz como pedir o arquivo ao sistema antigo e confere tudo antes de gravar: quem é novo, quem já está no Clinuvem e quem tem o mesmo nome de alguém cadastrado (esses ficam de fora, a não ser que você marque). Nada do que já existe é apagado ou alterado.

E o que eu apaguei sem querer?

Pacientes excluídos ficam 90 dias na Lixeira, que guarda até 50. Restaurar devolve só o cadastro. Veja Como excluo um paciente?.

Como vejo e troco o meu plano?

Em Painel de Controle › Acesso fica o cartão Assinatura da Clinuvem, com Gerenciar. Os planos são Teste (30 dias, com tudo liberado), Solo (um profissional), Voo (até três), Horizonte e Fundador. Alguns recursos dependem do plano: os portais, a assinatura à distância, as comissões, a pesquisa de satisfação, o e-mail em lote, várias clínicas e o funil. Só o administrador mexe na assinatura.

O que é a Loja de créditos?

Em Ferramentas › Loja de créditos o administrador compra créditos para o que gasta: por exemplo, as mensagens do WhatsApp oficial.

Travou? Ficou com dúvida? Estamos por perto.

A bandeira da barra do topo abre a Central de Ações (no celular também, e em Minha conta) › tecla F1 › ou Ctrl K e “Central”

O que é a Central de Ações?

É a página que diz se está tudo certo com o app e reúne o que pede você. A bandeira do topo mostra quantas coisas esperam: vermelha quando é importante (acesso vencido, alteração que não salvou, sem internet), sem número quando está tudo certo. Ela funciona como o Painel de Controle: no alto, voltar, início, o caminho e a busca; no começo, o estado do app e cinco cartões, com o ponto âmbar ou vermelho quando algo pede você. Mensagens: cada coisa com o botão que resolve, na própria linha. Segurança: tranca da tela, verificação em duas etapas, aparelhos conectados e registro de acessos, com o atalho para o Painel de Controle. Manutenção: as verificações, a versão do app, os avisos e erros do app, o que ele resolveu sozinho e os detalhes para o suporte. Ajuda: os temas. Suporte: falar com o suporte, o Manual, as Novidades e Sobre. O sino fica só com a clínica: pedidos, aniversários e tarefas.

Como falo com o suporte?

Na Central de Ações, abra o cartão Suporte e toque em Falar com o suporte. A conversa abre no Messenger, e dá para anexar um print. O app já envia a versão, a tela e os últimos erros para ajudar a achar a causa.

Como o app confere os meus dados?

No começo da Central de Ações, o estado diz se está Tudo sincronizado ou quantas alterações a nuvem ainda não confirmou. A tela confere e conserta sozinha: ao abrir, de 10 em 10 minutos com o app aberto, quando a internet volta e depois de uma gravação que falhou. Ela diz em palavras simples se está Tudo certo, se está enviando as suas alterações, se precisa de você (cada decisão vira um cartão com um botão) ou se está sem internet. O botão Conferir agora confere de novo e envia o que só existe no aparelho. Em Detalhes para o suporte ficam os dados técnicos; Falar com o suporte já leva um resumo deles junto.

Como vejo as novidades?

Em Minha conta › Sobre o Clinuvem: a aba Novidades lista as versões recentes, cada uma com o título do que mudou; Ver detalhes abre o resto. Na aba Sobre, Enviar opinião abre o WhatsApp do suporte com a mensagem pronta.

Quais são os atalhos?

Ctrl K

Busca de qualquer coisa.

G I G A G P

Início, Agenda e Pacientes.

Ctrl + 1 2 3

O mesmo, pelo número.

N

Novo paciente.

?

Mostra todos os atalhos.

Esc

Fecha a janela ou volta.

F1

Abre a Ajuda.

Os atalhos de letra só funcionam fora dos campos de texto e sem janela aberta.

Perguntas frequentes

• Esqueci a senha. Na entrada, toque em Esqueceu sua senha?: o link vai por e-mail, ou um código vai por WhatsApp.
• Esqueci o PIN. Na tela do PIN, toque em Esqueci o PIN, confirme com a senha da sua conta e escolha um PIN novo. Se o seu login é compartilhado, ou a ficha é de quem administra a clínica, peça a outra pessoa que administra para liberar o seu PIN, em Usuários (se só você administra, fale com o suporte). O mesmo vale se ficou bloqueado.
• Não vejo uma tela ou um botão. Provavelmente o seu perfil não tem essa permissão. Peça ao administrador. Veja Sua equipe.
• Como troco de clínica? Em Minha conta › Trocar de clínica.
• O teste de 30 dias acabou. O administrador assina em Painel de Controle › Acesso › Assinatura da Clinuvem.